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職業引導 | 如何讓溝通變得更有效?

2019年03月27日文章來源:


球棎足球比分手机: 有效溝通的目標和原則

澳门原盘足球比分网 www.kkjim.icu 什么是有效溝通?就是我們在溝通時,需要達成溝通的四大目標:①被接收(被聽到或被讀到)②被理解③被接受④使對方采取行動(改變行為或態度),以及完成有效溝通的6C原則:清晰(clea)、積極(constructive)、簡潔(concise)、正確(correct)、禮貌(courteous)、完整(complete)。

這四個目標是依次遞增的,呈一個漏斗狀,越往后難度越大,得到的反饋越少,但是前面目標又是后面目標前提。

而6C原則既是要求又是方法,既期待溝通時達到這樣的效果,又希望溝通時可以利用上這些原則。

希望總是好的,但是實際上要完成有效溝通很困難。

有效溝通的主要障礙,其實是我們個人對文字意義詮釋的差別,具體而言有這幾個方面的原因:感受不同、妄下結論、刻板印象、缺乏興趣、缺乏知識、表達困難、情緒、個性。

而解決有效溝通的障礙時,第一條定律就是“三思而后行”,就是說溝通前一定要先思考再開口,也就是有效溝通是需要提前做好準備的。



溝通前,先自問以下五個方面的問題

一、原因(目的)

  • 我為什么要進行這個溝通?
  • 我溝通的真正原因是什么?
  • 我希望在溝通之后對方會做什么?
  • 我的目的是什么?告知、說服、影響、教育、同情、娛樂、建議、解釋還是刺激想法?

二、對象

  • 誰是我的聽眾(聽者或讀者)?
  • 他(們)是什么樣的人?他(們)有什么樣的個性、教育背景、年齡、地位?
  • 他(們)對信息的內容可能會有什么樣的反應?
  • 他(們)對信息的主題已經了解多少?很多?不多?完全沒有?比我知道的多或少?

三、時間和地點

  • 對方在哪里接收我的信息?在辦公室,隨手就可以取得相關的數據;還是遠離相關的場所,所以我可能需要再提醒他們相關的事實?
  • 我的信息處在整個事件的哪個環節?我在回答對方的問題嗎?這是對方第一次聽到這個主題或問題嗎?
  • 我跟對方的關系如何?信息的主題是引起我們之間意見不和的原因嗎?整個氣氛是緊張還是和諧?
  • 回答了上面這些問題后,要回答下面這幾個問題也會更容易,比起你直接跳到“我要說什么?”更有幫助。

四、內容(主題)

  • 我到底想說什么?
  • 我需要說什么?
  • 對方要知道什么?
  • 哪些信息我可以省略?
  • 哪些信息我一定要包含?

五、方式(語氣和風格)

  • 如何傳達我的信息?用文字,用圖片,還是兩者都用?用什么樣的文字,什么樣的圖片?
  • 什么溝通媒介最合適?書面還是口頭?電子郵件、便條還是一通電話?寫信(電子郵件或書面郵件)還是碰面會談?書面報告(通過網絡寄送或郵寄)還是口頭報告?
  • 如何組織各項重點?是用演繹的方式(先提重點,然后說明/舉例/圖解),還是用歸納的方式(先說明/舉例/圖解,然后把重點歸納出來)?
  • 如何達到預期的效果?我該采取什么語氣,以到達目標?我應該采用或避免哪些字眼,以產生恰當的語氣?

這五個問題我們要牢記于心,在面對比較棘手的問題時,一定要先思考這五個問題,然后再開始計劃溝通的信息。



計劃溝通內容的七大步驟

步驟一:寫下目的

用一到兩個句子,把你希望達到的目的寫下來;然后把你寫的目的放在眼前,時刻提醒你不要離題。

步驟二:收集信息

先把你覺得需要提出的想法或重點全部寫下來,然后選擇重要的相關信息,舍棄不相關的信息,因此選擇信息時要先自問:

  • 這跟我的信息真的有關系嗎?
  • 我的聽眾真的需要這些信息,才能理解我的信息嗎?
  • 這真的有助于我達到目的嗎?

步驟三:把信息分類

把各項信息按照類別重寫一次,加上標題;每個類別可以自成一段,寫好主題句;要記住,一個段落應該只有一個主要的想法,段落中的其他內容是用來支持這個想法的例子、細節、說明等。

步驟四:決定順序

把各個類別按照某種邏輯順序排列出來,內容排列順序的方式有:按照時間順序、按照空間順序、按照重要性、復雜性遞增法、熟悉度遞減法、按照因果關系、按照主題。

步驟五:制作大綱

把大綱清楚地寫在紙上。

步驟六:撰寫初稿

下筆寫初稿,不要擔心文筆的問題。

步驟七:編輯初稿和完稿

從對方的立場的角度來閱讀你的稿子,看看有沒有含糊不清、錯誤、用詞別扭的地方,有沒有恰當的連接詞。

此外,在文字風格上,力求簡潔清晰。

以下是編輯內容時要點與技巧:


  • 變化句子的長度,不要讓句子過長。
  • 一個段落,只表達一個主要的想法。
  • 使用對方能夠理解的詞語。
  • 避免不正式的口語說法。
  • 省略贅字。
  • 用簡短或常用的字眼代替冗長的單詞或詞組。
  • 避免陳詞濫調。
  • 避免重復同樣的單詞和詞組,盡量使用不同的表達。
  • 用詞中肯,不要言過其實。
  • 多用正面積極的說法,少用負面消極的說法。


總之一句話,要實現有效溝通,你必須提前做好周詳的準備,尤其書面報告或口頭報告時。